HR privacy beleid Roularta Media Group

1. Algemeen

Roularta Media Group, Meiboomlaan 33 te 8800 Roeselare, en haar dochterondernemingen, nemen de in dit privacy beleid genoemde maatregelen om uw privacy te beschermen. Wij vinden de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van sollicitanten en medewerkers belangrijk. Met dit privacy beleid willen we u zo goed mogelijk informeren over welke gegevens wij verzamelen, hoe wij uw gegevens verwerken en waarom we dat doen, en hoe u er controle over heeft.

 

Roularta Media Group behoudt zich het recht voor om deze privacyregeling ten allen tijde aan te passen, mits zij de gebruikers hiervan op de hoogte stelt via de website of e-mail. De wijzigingen worden automatisch van kracht na publicatie.

 

De verwerking van de persoonsgegevens binnen Roularta Media Group is onderworpen aan het Belgisch recht.

 

2. Verzameling van persoonsgegevens

Roularta Media Group verzamelt en verwerkt volgende persoonsgegevens van sollicitanten en medewerkers:

  • Identificatiegegevens: aanspreking, naam, voornaam, burgerlijke staat, geboortedatum, nationaliteit en plaats van geboorte, pasfoto.
  • Contactgegevens: uw postadres, telefoonnummer en e-mailadres
  • Gegevens die toelaten te beoordelen of uw kandidatuur in aanmerking komt voor een bepaalde functie: uw opleiding en diploma’s, talenkennis, uw professionele ervaring (jobtitel, duur, bedrijfsnaam, bedrijfstype, belangrijkste taken en verantwoordelijkheden), uw beschikbaarheden, referenties en vaardigheden op diverse terreinen. U kunt ook uw CV en/of begeleidende motivatie brieven of video uploaden en elke andere bijlage waarvan u denkt dat die voor nuttig is of die wij van u vragen.
  • Gegevens verzameld tijdens het sollicitatieproces: resultaten van geschreven of mondelinge testen.
  • Gegevens verzameld tijdens de tewerkstelling zoals verslagen
  • In geval van aanwerving of tewerkstelling: medische attesten, bankrekeningnummer, rijksregisternummer
  • Indien u zich registreert met uw LinkedIn account (of een andere sociale media account), worden uw profielgegevens, de openbare gegevens van uw contacten en uw e-mailadres opgeslagen in onze systemen.

3. Opslag en toegang tot persoonsgegevens

De persoonsgegevens die aldus via sollicitatie, door het verdere loop van het sollicitatieproces en bij aanwerving en tewerkstelling worden meegedeeld of verzameld, worden opgenomen en verwerkt in het HR-gegevensbestand van Roularta Media Group NV, Meiboomlaan 33 te 8800 Roeselare.

 

Roularta Media Group is de verantwoordelijke voor de verwerking van deze persoonsgegevens en controleert de verwerking die andere partijen op haar vraag uitvoeren.

 

De gegevens zijn automatisch ook toegankelijk voor andere vennootschappen en dochterbedrijven van Roularta Media Group zoals: Roularta Healthcare, Senior Publications, Belgomedia, CTR Media, Storesquare, Studio Aperi Negotium, Belgian Business Television, Regionale Media Maatschappij, De Woonkijker en Regionale TV Media. Zie de groepsstructuur op www.roularta.be/nl/over-roularta/structuur

 

Roularta Media Group zal uw gegevens niet langer bewaren dan wettelijk is toegelaten en dan noodzakelijk is voor de doeleinden.

 

4. Verwerking van persoonsgegevens

Onder ‘verwerking van gegevens’ verstaan we elke verwerking van persoonsgegevens. Het begrip ‘verwerking’ dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden of op eender welke manier ter beschikking stellen, samenbrengen, combineren, archiveren, wissen of uiteindelijk vernietigen van persoonsgegevens.

 

We verwerken persoonsgegevens voor diverse doeleinden, waarbij telkens enkel de gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te realiseren.

 

Wij gebruiken persoonsgegevens:

  • Wanneer wij toestemming hebben gekregen
  • In het kader van de voorbereiding of uitvoering van een contract of overeenkomst.
  • Om te voldoen aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan wij zijn onderworpen
  • Wanneer Roularta Media Group daarvoor een gerechtvaardigd belang heeft, in welk geval wij steeds streven naar een evenwicht tussen dat belang en het respecteren van de privacy van de betrokkene.

In sommige gevallen gebruiken wij anonieme, geaggregeerde gegevens voor commerciële doeleinden of voor externe rapportering. Deze gegevens zijn nooit terug te brengen naar een bepaald individu.

 

5. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Wij zullen al die informatie ("uw gegevens") verzamelen en verwerken voor de volgende doeleinden:

  • Om de zoektocht naar werk en/of opdrachten en het matchen zo goed mogelijk op uw profiel af te stemmen door uw beschikbaarheden, geschiktheid, kwalificaties en vaardigheden te beoordelen, niet enkel voor een huidige werk opdrachten en vacatures, maar ook voor opportuniteiten waarvan wij denken dat deze u kunnen interesseren in de toekomst.
  • met het oog op personeelsbeheer en loonadministratie
  • voor de uitvoering van uw programma van outplacementbegeleiding, loopbaanbegeleiding, carrière coaching of leiderschapsversterking
  • voor het vastleggen en beheer van freelancer-opdrachten
  • voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling (opleiding bv.)
  • voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controle en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole,
  • voor het aanvragen van subsidies, vrijstelling van bedrijfsvoorheffing en om wet- en regelgeving na te kunnen komen, waaronder maar niet beperkt tot, arbeidswetgeving, fiscale- en sociale zekerheidswetgeving, bestrijding van fraude, nationale en internationale sanctiewetgeving en overige wet en regelgeving.
  • Om de website, onze diensten en onze systemen verder te ontwikkelen en te verbeteren om u beter van dienst te zijn.
  • Om studies en statistisch en analytisch onderzoek uit te voeren.

6. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Roularta Media Groep neemt de passende en nodige organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen om uw persoonsgegevens en privacy te beschermen, om zo het verlies, het onrechtmatig gebruik of de wijziging van informatie die wij ontvangen te voorkomen. Dit is een middelenverbintenis en geen resultaatsverbintenis.

 

Het aantal medewerkers van ons bedrijf dat toegang heeft tot uw persoonlijke informatie is beperkt en zorgvuldig geselecteerd. Aan deze werknemers wordt toegang tot uw persoonlijke informatie verleend voor zover ze die informatie nodig hebben om hun taken naar behoren uit te voeren.

 

Wat betreft de internationale doorgifte van persoonsgegevens, beschermen wij uw gegevens conform het beschermingsniveau vereist door de Europese regelgeving.

 

7. Doorgeven van persoonsgegevens

Om de persoonsgegevens die u ons in het kader van deze sollicitatie of tewerkstelling en voor de verder nog vermelde doeleinden bezorgt, te kunnen verwerken, kan het zijn dat ze kenbaar worden gemaakt aan een derden organisatie die beheer- of andere relevante diensten levert aan Roularta Media Group, aan dochterondernemingen waarin wij een belang hebben of aan andere ondernemingen die in onze naam handelen.

 

Deze gegevensverstrekking zal echter alleen in de volgende omstandigheden plaatsvinden:

  • Dergelijke ontvangers zullen alleen toegang hebben tot de gegevens die ze nodig hebben om hun taken uit te voeren, en mogen dergelijke gegevens niet voor andere doeleinden gebruiken. Die ontvangers zijn onderworpen aan de contractuele geheimhoudingsplicht, en moeten de nodige garanties bieden dat passende organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen genomen worden om uw persoonsgegevens en privacy te beschermen.
  • Indien zulks wettelijk vereist is: zullen wij uw gegevens met de overheid of wetshandhavingsinstanties delen ingeval wij van oordeel zijn dat we daartoe verplicht zijn.

8. Recht op inzage en correctie

Wij zullen u, op verzoek en overeenkomstig de toepasselijke wetgeving, meedelen of uw gegevens worden verzameld, en u kunt ons verzoeken om gegevens te corrigeren of te verwijderen door een e-mail te sturen naar hrsupport@roularta.be.

 

U dient er wel van bewust te zijn dat wij bepaalde gegevens moeten bewaren om te voldoen aan bepaalde wetten en regelgeving, zo lang wettelijk is toegestaan.

 

Om uw recht van toegang uit te oefenen, en om elke ongeoorloofde openbaarmaking van uw persoonsgegevens te voorkomen, dient u ons een bewijs van uw identiteit te verschaffen. Wij vragen u dan ook om bij het uitoefenen van uw recht van toegang een kopie van de voorzijde van uw identiteitskaart toe te voegen aan uw schriftelijke aanvraag per e-mail of per post.

 

Roularta Media Group heeft 45 dagen tijd om uw aanvraag te beantwoorden. Houd er rekening mee dat deze periode pas begint te lopen wanneer Roularta Media Group uw aanvraag schriftelijk heeft ontvangen en alle vereiste informatie om te voldoen aan uw aanvraag in handen heeft.